★ Praxis-Guide · Stand Oktober 2026

Online Marketing Agentur finden in Österreich: In 7 Schritten zum richtigen Partner

Vom ersten Gedanken bis zum Onboarding: So findest du in sieben klaren Schritten eine Agentur, die zu deinen Zielen, deinem Budget und deiner Region passt.

Die meisten Fehlgriffe bei der Agenturwahl passieren nicht beim Unterschreiben, sondern lange davor: unklare Ziele, ein dünnes Briefing, zu viele oder zu zufällige Kandidat:innen. Dieser Guide führt dich deshalb durch den Ablauf, Schritt für Schritt. Woran du jede einzelne Agentur misst, liest du in unserer Checkliste mit zehn Bewertungskriterien – hier geht es um das Wie und Wann.

Online Marketing Agentur finden: der Ablauf im Überblick

Wer eine Online-Marketing-Agentur finden will, hat in Österreich eine große Auswahl. Laut den Branchendaten der WKO zählte der Fachverband Werbung und Marktkommunikation Ende 2025 rund 26.700 Unternehmen, 71,6 Prozent davon Ein-Personen-Unternehmen. Darunter fallen Werbe-, Online- und Mediaagenturen genauso wie Grafik oder Marktforschung. Für dich heißt das: Ohne strukturierten Prozess landest du schnell bei dem Anbieter, der am lautesten wirbt, statt bei dem, der am besten passt.

Die sieben Schritte unten bauen aufeinander auf. Überspringst du einen, fehlt dir im nächsten die Grundlage – ohne Briefing kannst du Angebote nicht fair vergleichen, ohne Ziele kein Briefing schreiben.

Schritt 1: Ziele und Budget klären

Schreib auf, was in zwölf Monaten anders sein soll: mehr Anfragen, mehr Onlineumsatz, bessere Sichtbarkeit in deiner Stadt. Leite daraus zwei bis drei messbare Ziele ab. Kläre außerdem, ob du überhaupt eine Agentur brauchst oder ob ein Teil intern besser aufgehoben ist – dabei hilft unser Vergleich Agentur oder Inhouse-Marketing.

Beim Budget trennst du zwei Töpfe: das Honorar der Agentur und das Mediabudget für Anzeigen. Realistische Richtwerte für Suchmaschinenoptimierung findest du in unserem Beitrag was SEO in Österreich kostet. Ein grober Rahmen genügt, er gehört aber ins Briefing.

Schritt 2: Ein Briefing schreiben

Das Briefing ist dein wichtigstes Werkzeug, weil alle Agenturen auf derselben Grundlage antworten. Der Pitch-Ratgeber des WKO-Fachverbands Werbung und Marktkommunikation nennt als Inhalte unter anderem:

• Unternehmen: Geschichte, Größe, Umsatzrahmen und Selbstverständnis
• Angebot und Zielgruppen: Produkte, Kund:innen und bisherige Marketingmaßnahmen
• Markt: Position, Mitbewerber und Vertriebswege
• Rahmen: Erwartungen an die Präsentation, Budgetspanne und Zeitplan

Ergänze für Online-Marketing den Ist-Stand: welche Kanäle laufen, wer die Konten besitzt und welche Daten vorhanden sind. Zwei Seiten reichen oft.

Schritt 3: Eine Shortlist bilden

Für die Longlist hast du drei gute Quellen: Verzeichnisse wie unser Agenturverzeichnis für Österreich, Empfehlungen aus deinem Netzwerk und Referenzen, die dir bei Mitbewerbern oder Partnern positiv aufgefallen sind. Prüfe dabei auch die Region: Wer persönliche Workshops schätzt, sucht gezielt nach Online-Marketing-Agenturen in Wien, Graz oder Salzburg. Laut WKO-Branchendaten entfallen gut ein Drittel der Fachgruppenmitgliedschaften auf Wien.

Der PRVA rät in seinem Leitfaden zur Agenturauswahl, für das erste Screening drei bis fünf Agenturen anzufragen und zwei bis drei in die engere Wahl zu nehmen. Diese Größenordnung ist auch ohne formellen Pitch ein guter Maßstab.

Schritt 4: Das Erstgespräch führen

Schick das Briefing vorab und nutze das Gespräch, um zu sehen, wie die Agentur denkt. Der WKO-Ratgeber nennt dafür das Chemistry Meeting: ein lockeres Kennenlernen, bei dem Ziele und zwischenmenschliche Passung im Mittelpunkt stehen. Achte darauf, ob nachgefragt wird, wer im Alltag dein Projekt betreut und ob die Agentur ehrlich sagt, was sie nicht abdeckt.

Schritt 5: Angebote vergleichen

Lass dir Angebote auf Basis desselben Briefings schicken und lege sie nebeneinander: Leistungsumfang, Stunden oder Pauschale, Reporting, Laufzeit, Mediabudget getrennt vom Honorar. Wie ausführlich die Auswahl sein sollte, hängt vom Auftragsvolumen ab:

Auftragsvolumen pro Jahr	Empfohlener Weg	Quelle
bis 20.000 €	Angebote einholen, direkt vergeben	PRVA-Leitfaden 2022
unter 100.000 € netto	Direktvergabe als Regelfall	WKO-Pitch-Ratgeber 2021
ca. 30.000 – 100.000 €	Konzept-Pitch mit 2–3 Agenturen, Abstandshonorar ca. 1.000–3.000 €	PRVA-Leitfaden 2022
über 100.000 € netto	Pitch, Honorar je Agentur ca. 5 % des Nettojahresbudgets	WKO-Pitch-Ratgeber 2021

Die Empfehlungen der beiden Verbände weichen im Detail ab, die Richtung ist gleich: Je kleiner das Budget, desto schlanker der Prozess. Laut WKO-Ratgeber gehen mit einem Pitchhonorar die Rechte an den präsentierten Ideen in der Regel nicht automatisch auf dich über.

Schritt 6: Testphase und Vertrag

Statt eines aufwendigen Pitches empfiehlt der WKO-Ratgeber als Alternative ein kleines, bezahltes Testprojekt. So siehst du Arbeitsweise, Termintreue und Erreichbarkeit im Echtbetrieb. Danach folgt der Vertrag. Das Muster für einen Agenturvertrag des Fachverbands (Stand Mai 2026) sieht einen Vertrag auf unbestimmte Zeit mit einer frei festzulegenden Kündigungsfrist zum Monatsende vor – genau diese Lücke solltest du bewusst ausfüllen. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsauskunft, bei größeren Verträgen lohnt ein Blick durch Jurist:innen.

Schritt 7: Onboarding und die ersten 90 Tage

Mit der Unterschrift beginnt die eigentliche Arbeit. Ein strukturiertes Onboarding verhindert, dass die ersten Wochen für Zugänge und Abstimmung draufgehen:

• Zugänge: Agentur als Nutzer in deine Konten einladen, du bleibst Inhaber:in
• Kick-off: Ziele, KPIs und Zuständigkeiten gemeinsam festhalten
• Fahrplan: Maßnahmen für die ersten drei Monate mit Terminen
• Review: Nach rund 90 Tagen ehrlich Bilanz ziehen

Tipp: Leg dir einen Ordner mit Briefing, Angeboten und Gesprächsnotizen an. Wenn du in zwei Jahren wechselst oder ausbaust, startest du nicht bei null.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie lange dauert es, eine Online-Marketing-Agentur zu finden?

Für ein kleines Projekt reichen oft zwei bis vier Wochen von der Zieldefinition bis zur Zusage. Bei einem Pitch rechnet der WKO-Pitch-Ratgeber allein mit vier bis sechs Wochen zwischen Briefing und Präsentation, dazu kommen Vorbereitung und Vertragsverhandlung.

Wie viele Agenturen sollte ich anfragen?

Für das erste Screening empfiehlt der PRVA drei bis fünf Agenturen, in die engere Wahl kommen zwei bis drei. Mehr Kandidat:innen kosten dich und die Agenturen viel Zeit, ohne die Entscheidung besser zu machen.

Brauche ich für die Agenturwahl einen Pitch?

Bei kleineren Budgets meist nicht. Der WKO-Pitch-Ratgeber sieht die Direktvergabe unter 100.000 Euro Nettobudget als Regelfall, der PRVA empfiehlt bis 20.000 Euro pro Jahr Angebote und eine direkte Vergabe. Ein bezahltes Testprojekt ist oft die bessere Probe.

Muss meine Agentur aus Wien, Graz oder Salzburg kommen?

Nein. Die laufende Arbeit funktioniert auch remote. Eine Agentur aus deiner Region bringt aber kurze Wege, persönliche Workshops und oft mehr Gespür für den lokalen Markt. Entscheide nach Kompetenz und Passung, Regionalität ist ein Pluspunkt.